Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026: Những nội dung doanh nghiệp cần nắm rõ

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026 là nội dung có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định thu nhập chịu thuế cũng như nghĩa vụ thuế của mỗi doanh nghiệp. Khi các quy định mới được áp dụng, việc hiểu rõ nguyên tắc xác định chi phí sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác kế toán, hạn chế sai sót khi kê khai và giảm rủi ro trong quá trình thanh tra, kiểm tra hoặc quyết toán thuế.

Trong bài viết này, Green NRJ sẽ cùng doanh nghiệp tìm hiểu những điều kiện cần đáp ứng, các lưu ý quan trọng và những khoản chi đáng chú ý được tính vào chi phí được trừ theo quy định hiện hành.

Căn cứ pháp lý về chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp 

Việc xác định khoản chi được trừ khi tính thu nhập chịu thuế từ kỳ tính thuế năm 2026 được thực hiện theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để doanh nghiệp xác định đúng các khoản chi được hạch toán vào chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Những quy định này được ban hành nhằm thống nhất cách xác định chi phí giữa doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế, đồng thời nâng cao tính minh bạch trong quá trình kê khai, quyết toán thuế.

Bên cạnh việc quy định rõ các điều kiện để một khoản chi được chấp nhận, văn bản pháp luật cũng làm rõ những trường hợp cần đáp ứng về hóa đơn, chứng từ và phương thức thanh toán nhằm bảo đảm tính hợp pháp của khoản chi. Đối với doanh nghiệp, việc nắm vững căn cứ pháp lý không chỉ giúp hạch toán chính xác mà còn góp phần hạn chế những khoản chi bị loại khi cơ quan thuế kiểm tra. Đây cũng là tiền đề để doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý chứng từ và kiểm soát chi phí chặt chẽ hơn ngay từ khi phát sinh giao dịch.

Điều kiện để một khoản chi được tính vào chi phí được trừ

Để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, một khoản chi không chỉ cần phát sinh trong hoạt động của doanh nghiệp mà còn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định. Nếu thiếu một trong những điều kiện bắt buộc, khoản chi đó có thể không được chấp nhận khi quyết toán thuế, làm tăng thu nhập chịu thuế và ảnh hưởng đến nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp.

Vì vậy, việc hiểu rõ từng điều kiện sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát hồ sơ, chứng từ và hạn chế những rủi ro không đáng có.

Khoản chi phải phát sinh thực tế và liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh

Điều kiện đầu tiên là khoản chi phải phát sinh trên thực tế và có mối liên hệ trực tiếp với hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa khoản tiền được chi ra phải phục vụ cho quá trình tạo ra doanh thu, duy trì hoạt động hoặc hỗ trợ các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong thực tế, các khoản chi như mua nguyên vật liệu, thuê mặt bằng, chi phí vận chuyển, sửa chữa máy móc, chi phí điện nước phục vụ sản xuất hoặc chi phí quảng bá sản phẩm đều có thể được xem xét nếu chứng minh được mục đích sử dụng cho hoạt động kinh doanh.

Ngược lại, những khoản chi phục vụ nhu cầu cá nhân hoặc không liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp sẽ không đáp ứng điều kiện để được tính vào chi phí được trừ. Do đó, ngay từ khi phát sinh giao dịch, doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích sử dụng của từng khoản chi và lưu giữ các tài liệu liên quan để chứng minh tính hợp lý khi cần đối chiếu với cơ quan thuế.

Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định

Bên cạnh việc phát sinh thực tế, hồ sơ chứng từ cũng là yếu tố quyết định một khoản chi có được chấp nhận hay không. Mọi khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn và chứng từ hợp pháp theo quy định để chứng minh giao dịch đã được thực hiện đúng trình tự và có đầy đủ căn cứ pháp lý.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp không nên chỉ lưu giữ hóa đơn mà cần bảo quản đầy đủ các tài liệu liên quan như hợp đồng, biên bản nghiệm thu, phiếu giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán hoặc các hồ sơ khác tùy theo từng loại giao dịch.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu kiểm tra. Không ít trường hợp doanh nghiệp phát sinh khoản chi hoàn toàn phục vụ hoạt động kinh doanh nhưng vẫn bị loại khỏi chi phí được trừ chỉ vì hóa đơn không hợp lệ hoặc thiếu chứng từ chứng minh. Vì vậy, việc quản lý chứng từ cần được thực hiện ngay từ đầu thay vì chờ đến thời điểm quyết toán thuế mới rà soát.

Khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Ngoài yêu cầu về hóa đơn và chứng từ, phương thức thanh toán cũng là điều kiện mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm. Đối với những khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định thì khoản chi mới đủ điều kiện để được tính vào chi phí được trừ.

Quy định này được áp dụng nhằm tăng tính minh bạch trong các giao dịch tài chính và tạo điều kiện thuận lợi cho việc đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết. Hình thức thanh toán không dùng tiền mặt cũng góp phần hạn chế những tranh chấp hoặc nghi ngờ về tính xác thực của giao dịch giữa các bên.

Vì vậy, khi phát sinh các khoản chi có giá trị lớn, doanh nghiệp nên chủ động lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp ngay từ đầu. Việc thực hiện đúng quy định sẽ giúp doanh nghiệp tránh phải điều chỉnh chi phí trong quá trình quyết toán và bảo đảm quyền lợi về thuế theo quy định hiện hành.

Những lưu ý quan trọng khi xác định chi phí được trừ

Bên cạnh việc đáp ứng các điều kiện chung, doanh nghiệp cũng cần lưu ý một số trường hợp phát sinh trong thực tế. Đây đều là những tình huống thường gặp trong quá trình mua bán hàng hóa, sử dụng dịch vụ hoặc hạch toán chi phí. Nếu không nắm rõ quy định, doanh nghiệp có thể vô tình ghi nhận sai, dẫn đến việc khoản chi không được chấp nhận khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nhiều lần mua hàng trong cùng một ngày vẫn phải cộng tổng giá trị để xác định hình thức thanh toán

Trong quá trình hoạt động, không ít doanh nghiệp phát sinh nhiều giao dịch mua hàng với cùng một đơn vị cung cấp trong cùng một ngày. Mỗi lần mua có thể chỉ vài triệu đồng, tuy nhiên khi cộng tổng giá trị của các lần mua lại thì vượt mức quy định.

Theo quy định, trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa hoặc dịch vụ nhiều lần trong cùng một ngày của cùng một người bán thì tổng giá trị của các lần mua sẽ được cộng lại để xác định nghĩa vụ thanh toán không dùng tiền mặt. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể chia nhỏ giao dịch nhằm tránh điều kiện về hình thức thanh toán.

Ví dụ, doanh nghiệp mua văn phòng phẩm ba lần trong cùng một ngày với giá trị lần lượt là 2 triệu đồng, 2 triệu đồng và 2 triệu đồng. Mặc dù mỗi hóa đơn đều dưới 5 triệu đồng, nhưng tổng giá trị giao dịch trong ngày là 6 triệu đồng. Khi đó, doanh nghiệp phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định để khoản chi đủ điều kiện được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Do đó, bộ phận kế toán cần theo dõi tổng giá trị giao dịch phát sinh trong ngày với từng nhà cung cấp để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp, tránh phát sinh điều chỉnh khi quyết toán thuế.

Người lao động được doanh nghiệp giao mua hàng vẫn được tính vào chi phí nếu đáp ứng đủ điều kiện

Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện giao dịch mà giao cho người lao động mua hàng hóa hoặc dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.

Đây là hình thức khá phổ biến, đặc biệt đối với việc mua sắm vật tư, thiết bị hoặc các khoản chi phục vụ công việc phát sinh đột xuất. Theo quy định, những khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật. Điều quan trọng là giao dịch phải được thực hiện vì mục đích hoạt động của doanh nghiệp, đồng thời có đầy đủ hồ sơ chứng minh như hóa đơn hợp pháp và chứng từ thanh toán phù hợp.

Chẳng hạn, doanh nghiệp cử một nhân viên mua máy in trị giá 8 triệu đồng để phục vụ công việc tại văn phòng. Nếu việc mua sắm được thực hiện theo đúng quy trình của doanh nghiệp, hóa đơn được lập đầy đủ và việc thanh toán đáp ứng quy định hiện hành thì khoản chi này vẫn được ghi nhận vào chi phí được trừ.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp nên ban hành quy trình hoặc văn bản giao nhiệm vụ rõ ràng đối với các trường hợp người lao động thay mặt doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua hàng.

Chưa thanh toán tại thời điểm ghi nhận chi phí vẫn có thể được hạch toán

Thực tế hoạt động sản xuất, kinh doanh cho thấy không phải khoản chi nào cũng được thanh toán ngay khi phát sinh. Nhiều doanh nghiệp mua hàng trước, ghi nhận công nợ và thanh toán vào thời điểm sau theo thỏa thuận giữa các bên.

Theo quy định, nếu tại thời điểm hạch toán doanh nghiệp chưa thực hiện thanh toán thì khoản chi vẫn có thể được ghi nhận vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, khi đến thời điểm thanh toán, doanh nghiệp cần thực hiện đúng hình thức thanh toán theo quy định đối với từng giá trị giao dịch.

Ví dụ, doanh nghiệp ghi nhận chi phí thuê dịch vụ trị giá 12 triệu đồng trong tháng 1 nhưng đến tháng 2 mới thanh toán. Nếu khi thanh toán doanh nghiệp thực hiện bằng hình thức không dùng tiền mặt thì khoản chi vẫn đáp ứng điều kiện được trừ.

Ngược lại, nếu thanh toán bằng tiền mặt trong trường hợp bắt buộc phải thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai điều chỉnh giảm khoản chi đã ghi nhận trước đó. Đây là nội dung mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ sót trong quá trình quyết toán, dẫn đến việc phải điều chỉnh số liệu sau khi cơ quan thuế kiểm tra.

Một số khoản chi được trừ đáng chú ý từ năm 2026

Ngoài những điều kiện chung, quy định mới cũng làm rõ nhiều nhóm chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Việc nắm rõ các khoản chi này sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong công tác quản lý tài chính, đồng thời tận dụng đúng các chính sách mà pháp luật cho phép.

Chi cho hoạt động nghiên cứu và phát triển

Khoản chi phục vụ hoạt động nghiên cứu và phát triển được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Đây là chính sách nhằm khuyến khích doanh nghiệp đầu tư đổi mới công nghệ, cải tiến sản phẩm, nâng cao năng lực cạnh tranh và tạo động lực phát triển bền vững. Những khoản chi liên quan đến nghiên cứu, thử nghiệm hoặc phát triển sản phẩm mới nếu có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ sẽ được xem xét khi xác định thu nhập chịu thuế.

Chi cho hoạt động đào tạo nghề

Các khoản chi phục vụ đào tạo nghề cho người lao động cũng được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đúng quy định. Việc đào tạo không chỉ giúp nâng cao trình độ chuyên môn, tay nghề của người lao động mà còn góp phần nâng cao năng suất lao động và chất lượng hoạt động của doanh nghiệp. Vì vậy, pháp luật tạo điều kiện để doanh nghiệp được ghi nhận những khoản chi này vào chi phí hợp lý nếu có đầy đủ căn cứ chứng minh.

Khoản tài trợ cho hoạt động phát triển công nghệ và đổi mới sáng tạo

Những khoản tài trợ dành cho hoạt động phát triển công nghệ hoặc đổi mới sáng tạo cũng thuộc nhóm chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Chính sách này góp phần khuyến khích doanh nghiệp tham gia vào các hoạt động nghiên cứu, chuyển giao công nghệ và thúc đẩy đổi mới sáng tạo, tạo nền tảng cho sự phát triển lâu dài của nền kinh tế.

Chi cho hoạt động khoa học, công nghệ và chuyển đổi số

Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng được thúc đẩy, các khoản chi phục vụ hoạt động khoa học, công nghệ và chuyển đổi số của doanh nghiệp cũng được pháp luật quan tâm. Những khoản đầu tư phục vụ đổi mới công nghệ, nâng cấp hệ thống, ứng dụng các giải pháp số hoặc triển khai các hoạt động khoa học và công nghệ nếu đáp ứng đúng quy định sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Đây được xem là chính sách hỗ trợ doanh nghiệp tăng cường năng lực cạnh tranh và từng bước thích ứng với xu hướng phát triển của nền kinh tế số.

Khoản tổn thất do thiên tai, dịch bệnh hoặc trường hợp bất khả kháng chưa được bồi thường

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể gặp những thiệt hại do thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn hoặc các sự kiện bất khả kháng khác. Đối với phần tổn thất chưa được tổ chức bảo hiểm hoặc tổ chức, cá nhân khác bồi thường, doanh nghiệp có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ theo quy định. Quy định này góp phần giảm bớt gánh nặng tài chính cho doanh nghiệp khi gặp những rủi ro ngoài ý muốn.

Một số khoản chi phát sinh nhưng chưa tương ứng với doanh thu

Bên cạnh các khoản chi trực tiếp tạo ra doanh thu trong kỳ, pháp luật cũng cho phép doanh nghiệp được ghi nhận một số khoản chi phát sinh mặc dù chưa tương ứng với doanh thu của kỳ tính thuế. Quy định này phản ánh đúng bản chất hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, bởi nhiều khoản chi cần được thực hiện trước để chuẩn bị cho hoạt động tạo doanh thu trong tương lai.

Kết luận

Chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp năm 2026 là nội dung mà mọi doanh nghiệp cần chủ động cập nhật để thực hiện đúng quy định trong quá trình hạch toán và kê khai thuế. Việc hiểu rõ các điều kiện, lưu ý cũng như những khoản chi được chấp nhận sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi quyết toán, đồng thời bảo đảm quyền lợi về thuế theo quy định của pháp luật.

Nếu doanh nghiệp cần cập nhật những quy định mới nhất về thuế, kế toán và các chính sách liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, hãy theo dõi Green NRJ để không bỏ lỡ những thông tin hữu ích và các bài viết chuyên sâu được cập nhật thường xuyên.