Ai được quyền ký Giấy ủy quyền LOA khi công bố mỹ phẩm? (2026)

Ai được quyền ký Giấy ủy quyền (LOA) khi công bố mỹ phẩm là vấn đề khiến không ít doanh nghiệp băn khoăn khi chuẩn bị hồ sơ công bố sản phẩm tại Việt Nam. Trên thực tế, nhiều hồ sơ đã hoàn thiện về thông tin sản phẩm, nhãn hàng hay tài liệu kỹ thuật nhưng vẫn phải bổ sung do Giấy ủy quyền chưa đáp ứng đúng yêu cầu.

Điều này cho thấy LOA không chỉ là một thành phần bắt buộc trong hồ sơ mà còn là căn cứ để cơ quan quản lý xem xét tính hợp pháp của việc ủy quyền giữa các bên. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào về người ký Giấy ủy quyền? Doanh nghiệp cần hiểu và áp dụng quy định ra sao để tránh những vướng mắc không đáng có trong quá trình công bố mỹ phẩm? Green NRJ sẽ phân tích chi tiết trong bài viết dưới đây.

Giấy ủy quyền (LOA) là gì và vì sao đây là tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố mỹ phẩm?

Đối với mỹ phẩm nhập khẩu, Giấy ủy quyền (LOA) là một trong những tài liệu bắt buộc trong hồ sơ công bố sản phẩm tại Việt Nam. Đây là văn bản do bên có quyền đối với sản phẩm lập để ủy quyền cho tổ chức, cá nhân tại Việt Nam thay mặt mình thực hiện thủ tục công bố và chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra lưu hành trên thị trường. Việc bổ sung Giấy ủy quyền vào hồ sơ không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu về thủ tục hành chính.

Đây còn là căn cứ để cơ quan quản lý xác định đơn vị đứng tên công bố được phép thay mặt bên ở nước ngoài thực hiện các thủ tục liên quan đến việc đưa sản phẩm ra lưu hành tại Việt Nam. Đồng thời, văn bản này cũng giúp làm rõ trách nhiệm của các bên trong suốt quá trình lưu hành sản phẩm trên thị trường.

Trên thực tế, nhiều hồ sơ bị yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung không phải vì thiếu Giấy ủy quyền mà do nội dung của văn bản chưa đáp ứng đúng quy định hoặc thông tin giữa các tài liệu chưa thống nhất. Vì vậy, ngay từ khi chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát kỹ Giấy ủy quyền để bảo đảm văn bản được lập đúng quy định và phù hợp với các tài liệu còn lại trong hồ sơ công bố.

Một trong những vấn đề được doanh nghiệp quan tâm nhiều nhất khi chuẩn bị Giấy ủy quyền là xác định ai mới là chủ thể có quyền cấp và ký văn bản này. Trong thực tế, có trường hợp Giấy ủy quyền do nhà sản xuất ký, nhưng cũng có trường hợp lại do chủ sở hữu sản phẩm hoặc chủ sở hữu thương hiệu ký. Vậy pháp luật hiện hành quy định như thế nào? Nội dung này sẽ được phân tích cụ thể ở phần tiếp theo.

Pháp luật quy định như thế nào về chủ thể có quyền ký Giấy ủy quyền?

Khi tìm hiểu về Giấy ủy quyền trong hồ sơ công bố mỹ phẩm, nhiều doanh nghiệp thường đặt ra câu hỏi: người ký phải là nhà sản xuất hay chủ sở hữu thương hiệu?

Đây là câu hỏi mà hầu hết doanh nghiệp đều gặp phải khi làm thủ tục công bố mỹ phẩm nhập khẩu. Đặc biệt, đối với các sản phẩm được sản xuất theo hình thức gia công hoặc kinh doanh dưới một thương hiệu khác, việc xác định đúng chủ thể ký Giấy ủy quyền thường khiến doanh nghiệp băn khoăn.

Theo quy định tại Điều 6 Thông tư số 06/2011/TT-BYT của Bộ Y tế, được hợp nhất tại Văn bản hợp nhất số 09/VBHN-BYT năm 2025, tổ chức, cá nhân chịu trách nhiệm đưa sản phẩm ra thị trường phải được nhà sản xuất hoặc chủ sở hữu sản phẩm ủy quyền bằng văn bản. Như vậy, pháp luật Việt Nam ghi nhận cả nhà sản xuất và chủ sở hữu sản phẩm đều có thể là bên cấp và ký Giấy ủy quyền, không quy định chỉ một chủ thể duy nhất được thực hiện việc này.

Tuy nhiên, quy định hiện hành cũng không hướng dẫn trường hợp nào bắt buộc phải do nhà sản xuất ký hoặc trường hợp nào bắt buộc phải do chủ sở hữu sản phẩm ký. Điều đó đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không thể chỉ căn cứ vào tên của nhà máy sản xuất hoặc đơn vị sở hữu thương hiệu để xác định ai sẽ là bên ký Giấy ủy quyền.

Trên thực tế, có những sản phẩm do chính nhà sản xuất đứng ra cấp Giấy ủy quyền cho doanh nghiệp tại Việt Nam. Ngược lại, cũng có nhiều trường hợp Giấy ủy quyền được cấp bởi chủ sở hữu sản phẩm. Cả hai cách đều có thể phù hợp với quy định nếu đúng với tư cách của chủ thể thực hiện việc ủy quyền.

Điều doanh nghiệp cần quan tâm không phải là tìm một đáp án chung cho mọi trường hợp, mà là xác định đối tác của mình thuộc trường hợp nào. Trước khi yêu cầu ký Giấy ủy quyền, doanh nghiệp nên trao đổi với đối tác để làm rõ chủ thể nào đang thực hiện việc ủy quyền đối với sản phẩm dự kiến công bố. Việc xác định đúng ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ thống nhất với các tài liệu khác và hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình xử lý.

Có thể thấy, câu hỏi “nhà sản xuất hay chủ sở hữu sản phẩm là người có quyền ký Giấy ủy quyền?” không có một đáp án cố định áp dụng cho mọi sản phẩm. Theo quy định hiện hành, cả hai chủ thể đều có thể thực hiện việc này, miễn phù hợp với hồ sơ pháp lý và quyền đối với sản phẩm trong từng trường hợp cụ thể.

Làm thế nào để xác định đúng chủ thể cấp Giấy ủy quyền?

Do pháp luật không quy định cụ thể trường hợp nào nhà sản xuất cấp Giấy ủy quyền và trường hợp nào chủ sở hữu sản phẩm cấp Giấy ủy quyền, doanh nghiệp cần chủ động xác minh thông tin với đối tác trước khi chuẩn bị hồ sơ công bố mỹ phẩm.

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp nên trao đổi rõ về chủ thể đang có quyền cấp Giấy ủy quyền đối với sản phẩm. Nếu đối tác xác nhận nhà sản xuất là bên thực hiện việc ủy quyền thì Giấy ủy quyền sẽ được cấp bởi nhà sản xuất. Ngược lại, nếu quyền này thuộc về chủ sở hữu sản phẩm thì chủ sở hữu sản phẩm sẽ là bên cấp Giấy ủy quyền theo quy định.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần bảo đảm thông tin trên Giấy ủy quyền thống nhất với các tài liệu khác trong hồ sơ công bố. Trường hợp có sự khác biệt giữa thông tin về nhà sản xuất, chủ sở hữu sản phẩm hoặc các thông tin liên quan đến sản phẩm, doanh nghiệp nên làm rõ với đối tác trước khi nộp hồ sơ để tránh phát sinh yêu cầu sửa đổi hoặc bổ sung.

Trên thực tế, mỗi doanh nghiệp có mô hình sản xuất và kinh doanh khác nhau. Có doanh nghiệp vừa là nhà sản xuất, vừa là chủ sở hữu sản phẩm; cũng có doanh nghiệp chỉ đảm nhiệm một trong hai vai trò. Vì vậy, không nên áp dụng một cách hiểu chung cho mọi trường hợp mà cần căn cứ vào hồ sơ và thông tin thực tế của từng sản phẩm.

Khi chưa xác định được chủ thể phù hợp, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn có kinh nghiệm trước khi yêu cầu đối tác phát hành Giấy ủy quyền. Việc rà soát ngay từ đầu sẽ giúp hồ sơ thống nhất, hạn chế rủi ro phải sửa đổi trong quá trình công bố và rút ngắn thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.

Kết luận

Ai được quyền ký Giấy ủy quyền (LOA) khi công bố mỹ phẩm là vấn đề doanh nghiệp cần xác định ngay từ giai đoạn chuẩn bị hồ sơ để bảo đảm quá trình công bố diễn ra thuận lợi. Việc hiểu đúng quy định và lựa chọn đúng chủ thể cấp Giấy ủy quyền sẽ giúp hạn chế những vướng mắc không cần thiết, đồng thời tiết kiệm thời gian khi đưa sản phẩm ra thị trường.

Nếu doanh nghiệp cần tư vấn về Giấy ủy quyền hoặc thủ tục công bố mỹ phẩm, Green NRJ sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ xây dựng hồ sơ phù hợp với quy định hiện hành.