Cách Thành Lập Công Ty Headhunting Tại Việt Nam

Việc thành lập công ty headhunting tại Việt Nam đang trở thành lựa chọn hấp dẫn đối với nhiều nhà đầu tư nước ngoài và doanh nhân trong lĩnh vực nhân sự, đặc biệt trong bối cảnh Việt Nam là một trong những nền kinh tế tăng trưởng nhanh nhất khu vực Đông Nam Á. Lực lượng lao động trẻ, có trình độ, cùng với nhu cầu ngày càng lớn đối với các dịch vụ tuyển dụng chuyên nghiệp đã khiến Việt Nam dần trở thành điểm đến chiến lược của các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tìm kiếm và phát triển nhân tài.

Bài viết này được xây dựng nhằm cung cấp một hướng dẫn thực tiễn, dễ áp dụng về cách thành lập công ty headhunting tại Việt Nam. Nội dung tập trung vào các yêu cầu pháp lý, điều kiện cấp phép, quy định về đầu tư cũng như những lưu ý quan trọng trong quá trình vận hành. Dù bạn là nhà đầu tư cá nhân, công ty tuyển dụng quốc tế hay tập đoàn HR đang mở rộng thị trường, bài viết sẽ giúp bạn nắm rõ quy trình, hạn chế rủi ro pháp lý và xây dựng một mô hình tuyển dụng tuân thủ pháp luật, có khả năng phát triển bền vững tại Việt Nam.

Công Ty Headhunting Là Gì?

Tại Việt Nam, công ty headhunting còn được gọi là công ty tuyển dụng hoặc công ty tìm kiếm nhân sự cấp cao, là đơn vị cung cấp dịch vụ chuyên sâu trong việc hỗ trợ doanh nghiệp tìm kiếm và tuyển chọn nhân sự phù hợp. Hoạt động của các công ty này thường tập trung vào các vị trí quản lý trung và cao cấp, cũng như các vị trí chuyên môn đòi hỏi kỹ năng và kinh nghiệm đặc thù.

Thực tế, nhiều nhà đầu tư nước ngoài và tập đoàn đa quốc gia lựa chọn hợp tác với các công ty headhunting tại Việt Nam để xây dựng đội ngũ nhân sự địa phương một cách hiệu quả. Thông qua các chiến lược tuyển dụng được thiết kế riêng, các công ty headhunting giúp doanh nghiệp tiếp cận đúng nhân tài, đồng thời bảo đảm sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh và định hướng phát triển dài hạn.

Khung Pháp Lý Điều Chỉnh Hoạt Động Headhunting Tại Việt Nam

Việc thành lập và vận hành công ty headhunting hoặc công ty tuyển dụng tại Việt Nam phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật lao động và pháp luật doanh nghiệp, đặc biệt là các quy định liên quan đến dịch vụ việc làm và đầu tư nước ngoài. Trên thực tế, hoạt động cấp phép và quản lý công ty tuyển dụng chủ yếu dựa trên các văn bản pháp lý sau:

• Bộ luật Lao động 2019: Điều chỉnh toàn bộ các hoạt động liên quan đến lao động tại Việt Nam, bao gồm tuyển dụng, giao kết hợp đồng lao động và hoạt động dịch vụ việc làm.

• Nghị định số 23/2021/NĐ-CP: Quy định chi tiết điều kiện cấp phép, yêu cầu hoạt động và cơ chế quản lý đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ việc làm, trong đó có công ty headhunting và công ty tuyển dụng.

• Luật Doanh nghiệp 2020, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 76/2025/QH15 (có hiệu lực từ ngày 01/7/2025): Điều chỉnh việc thành lập doanh nghiệp, cơ cấu quản trị, người đại diện theo pháp luật và thủ tục đăng ký doanh nghiệp áp dụng cho các công ty tuyển dụng tại Việt Nam.

Nhà đầu tư nước ngoài cần nắm vững và tuân thủ đầy đủ các quy định này để bảo đảm việc xin cấp phép hợp lệ, tuân thủ pháp luật trong quá trình hoạt động và hạn chế rủi ro trong các đợt thanh tra, kiểm tra sau này.

Mã Ngành Nghề Khi Thành Lập Công Ty Headhunting

Để đăng ký hợp pháp công ty headhunting hoặc công ty tuyển dụng tại Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài phải lựa chọn đúng ngành nghề kinh doanh theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam (VSIC 2025), ban hành kèm theo Quyết định số 36/2025/QĐ-TTg và áp dụng bắt buộc đối với các hồ sơ đăng ký mới từ năm 2025.

Theo VSIC 2025, hoạt động tuyển dụng và dịch vụ việc làm được phân loại vào:

• VSIC 7810 – Hoạt động của các trung tâm, đại lý tư vấn, giới thiệu và môi giới lao động, bao gồm các dịch vụ giới thiệu việc làm, headhunting, executive search và tư vấn tuyển dụng cho doanh nghiệp.

Mã ngành này phải được ghi nhận chính xác trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC). Việc lựa chọn sai hoặc sử dụng mã ngành không còn hiệu lực có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại hoặc gặp khó khăn khi xin Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm.

Điều Kiện Cấp Giấy Phép Hoạt Động Dịch Vụ Tuyển Dụng

Để hoạt động hợp pháp trong lĩnh vực headhunting tại Việt Nam, doanh nghiệp bắt buộc phải được cấp Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. Kể từ sau đợt cải cách hành chính năm 2025, thẩm quyền cấp phép và quản lý lĩnh vực này thuộc Sở Nội vụ (DOHA) tại cấp tỉnh, thành phố. Giấy phép chỉ được cấp khi doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định pháp luật.

Trước hết, doanh nghiệp phải có địa điểm kinh doanh được thuê hợp pháp tại Việt Nam, sử dụng làm trụ sở hoặc chi nhánh để triển khai hoạt động tuyển dụng. Tại thời điểm nộp hồ sơ, hợp đồng thuê phải còn thời hạn tối thiểu 36 tháng, địa điểm phải phù hợp với mục đích kinh doanh và đáp ứng yêu cầu về hoạt động của doanh nghiệp dịch vụ việc làm.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải thực hiện nghĩa vụ ký quỹ theo quy định đối với đơn vị cung cấp dịch vụ việc làm. Khoản ký quỹ này nhằm bảo vệ quyền lợi của người lao động và bảo đảm doanh nghiệp có đủ năng lực tài chính để thực hiện các nghĩa vụ trong quá trình hoạt động.

Ngoài ra, doanh nghiệp phải bổ nhiệm người đại diện theo pháp luật hoặc người phụ trách điều hành đáp ứng điều kiện về trình độ và kinh nghiệm. Người này phải có bằng đại học trở lên hoặc tối thiểu 24 tháng kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ việc làm, nhân sự hoặc cung ứng lao động trong vòng 05 năm gần nhất, đồng thời không thuộc các trường hợp bị cấm hoặc hạn chế theo quy định pháp luật.

Quy Trình Thành Lập Công Ty Headhunting Tại Việt Nam

Việc thành lập công ty headhunting có vốn đầu tư nước ngoài tại Việt Nam bao gồm nhiều bước pháp lý khác nhau. Trên thực tế, quy trình có thể được triển khai theo các bước chính sau:

Bước 1: Xin Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Đầu Tư (IRC)

Đối với dự án có vốn nước ngoài, nhà đầu tư phải xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC). Giấy này ghi nhận các thông tin cơ bản của dự án như mục tiêu đầu tư, phạm vi hoạt động, vốn đầu tư, cơ cấu góp vốn và thời hạn thực hiện dự án.

Kể từ năm 2025, hồ sơ IRC được nộp tại Bộ phận đăng ký đầu tư thuộc Sở Tài chính (DOF). IRC là điều kiện tiên quyết trước khi tiến hành thành lập doanh nghiệp.

Bước 2: Xin Giấy Chứng Nhận Đăng Ký Doanh Nghiệp (ERC)

Sau khi được cấp IRC, nhà đầu tư tiến hành xin Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) để thành lập pháp nhân. ERC thể hiện các thông tin cơ bản như tên công ty, trụ sở, vốn điều lệ, cơ cấu sở hữu, người đại diện theo pháp luật và ngành nghề kinh doanh theo VSIC 2025.

Theo quy định mới của Luật Doanh nghiệp, doanh nghiệp còn có nghĩa vụ kê khai chủ sở hữu hưởng lợi và cập nhật thông tin này trong suốt quá trình hoạt động. Việc không kê khai đầy đủ có thể gây chậm trễ trong quá trình đăng ký hoặc phát sinh rủi ro trong giai đoạn hậu kiểm.

Bước 3: Xin Giấy Phép Hoạt Động Dịch Vụ Tuyển Dụng

Sau khi doanh nghiệp được thành lập, bước tiếp theo là xin Giấy phép hoạt động dịch vụ việc làm. Giấy phép này do Sở Nội vụ (DOHA) cấp và là điều kiện bắt buộc để doanh nghiệp được phép cung cấp dịch vụ headhunting và giới thiệu việc làm tại Việt Nam.

Doanh nghiệp không được phép hoạt động trong lĩnh vực tuyển dụng nếu chưa có giấy phép này, kể cả khi đã có IRC và ERC.

Bước 4: Công Bố Thông Tin Giấy Phép

Trong vòng 20 ngày làm việc kể từ ngày được cấp giấy phép, doanh nghiệp phải thực hiện công bố thông tin theo quy định, thông qua website của doanh nghiệp hoặc phương tiện thông tin đại chúng phù hợp.

Nghĩa Vụ Sau Khi Được Cấp Phép

Sau khi được cấp phép, doanh nghiệp headhunting phải tuân thủ đầy đủ các nghĩa vụ pháp lý trong suốt quá trình hoạt động.

Thứ nhất, doanh nghiệp phải hoạt động đúng phạm vi được cấp phép và cập nhật kịp thời mọi thay đổi liên quan đến thông tin pháp lý.

Thứ hai, doanh nghiệp phải bảo đảm lưu trữ đầy đủ hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng dịch vụ và các tài liệu liên quan để phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra.

Thứ ba, doanh nghiệp phải thực hiện báo cáo định kỳ và gia hạn giấy phép đúng thời hạn. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt, đình chỉ hoạt động hoặc thu hồi giấy phép.

Rủi ro không tuân thủ: Trong thực tế, vi phạm nghĩa vụ hậu cấp phép có thể dẫn đến phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Kết Luận

Thành lập công ty headhunting tại Việt Nam mang lại nhiều cơ hội trong một thị trường lao động năng động, nhưng đồng thời đòi hỏi sự tuân thủ chặt chẽ các quy định pháp lý. Với đặc thù là ngành nghề kinh doanh có điều kiện, dịch vụ tuyển dụng yêu cầu nhà đầu tư phải chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ giai đoạn đầu tư, thành lập doanh nghiệp cho đến xin và duy trì giấy phép hoạt động.

Với chiến lược pháp lý phù hợp và sự đồng hành của đơn vị tư vấn am hiểu thị trường Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài hoàn toàn có thể triển khai hoạt động headhunting một cách hiệu quả, an toàn và bền vững.

Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết và hỗ trợ pháp lý toàn diện trong quá trình thành lập và phát triển công ty headhunting tại Việt Nam.