《海牙认证公约》：2026年外国文件在越南使用的重要变化

自2026年9月11日起，《海牙认证公约》正式对越南生效，这给涉外公文书在越南的使用方式带来了值得关注的变化。对于需要准备投资、经营或在越南办理各类法律手续所需文件的企业而言，这是一项需要重点关注的新规定。正确理解新的认证机制，有助于企业更主动地准备文件、选择适当的办理程序，并减少材料在受理和审查过程中可能出现的问题。

什么是《海牙认证公约》？

《海牙认证公约》通常是指1961年10月5日订立的《关于取消外国公文书认证要求的海牙公约》。该机制旨在简化公文书在适用公约的国家之间使用时所需履行的认证手续。与过去需要经过一系列领事认证程序不同，属于公约适用范围的文件，可以由文件签发国的主管机关签发海牙认证证明。

海牙认证证明用于确认公文书的来源，具体包括确认文件上签名的真实性、签署人的身份及权限，以及文件上的印章或印记是否真实。企业需要特别注意的是，海牙认证并不对文件本身所载内容进行确认。

因此，一份已经取得有效海牙认证证明的文件，并不意味着签发该证明的主管机关已经审核并确认文件中的全部信息、数据或专业内容。这一区别在文件用于专业领域的行政手续时尤其重要。越南的受理机关仍有权根据具体手续所适用的规定，对文件内容、材料组成以及相关专业条件进行审查。

自2026年9月11日起，取得海牙认证的文件如何在越南使用？

对于企业而言，最值得关注的变化在于外国签发的公文书将采用新的处理方式。自公约对越南生效之日起，如果文件由与越南存在公约适用关系的缔约国签发，同时属于公约适用范围，并已取得有效的海牙认证证明，则该文件可以在越南使用，无须再办理领事认证手续。因此，海牙认证取代了过去经常导致涉外材料准备周期延长的一道领事确认程序。

例如，对于由与越南存在公约适用关系的国家签发的公文书，企业首先需要确认该文件是否属于公约的适用范围。如果属于适用范围，则应向文件签发国的主管机关申请海牙认证。

取得有效认证后，企业无须仅为了确认文件来源，再将该文件提交至越南驻外代表机构办理后续领事认证。但是，这并不意味着外国文件可以免除全部手续要求。海牙认证仅解决公文书来源真实性的确认问题。至于翻译、文件内容、文件有效期限以及专业领域法律规定的其他要求，仍需根据具体情况分别进行审查。

并非所有缔约国都自动与越南适用海牙认证机制

一个国家已经加入《海牙认证公约》，并不足以直接得出该国签发的文件可以通过海牙认证机制在越南使用的结论。真正需要核实的是，在文件使用时，该公约是否已经在越南与该文件签发国之间生效。因此，在要求外国合作伙伴办理海牙认证之前，企业应同时确认文件签发国、公约的适用范围，以及该国与越南之间的公约适用关系。

根据2026年9月11日之后越南驻外代表机构发布的实施通知，目前仍存在部分国家或地区尚未与越南形成公约适用关系。对于这些情况，企业不能仅凭文件取得海牙认证就直接在越南使用，而仍需按照相应规定办理领事认证手续。

对于经常从不同市场接收文件的企业而言，按国家逐一核查尤为重要。适用于某一国家文件的处理流程，并不一定能够原封不动地用于另一个国家签发的文件。

哪些文件仍需办理领事认证？

《海牙认证公约》简化了相关手续，但并未完全取消领事认证制度。部分不属于公约适用范围的文件，仍需按照领事认证的有关规定办理。其中包括由外交人员或领事人员制作的文件，以及与商业或海关活动直接相关的行政文件。

同样，如果文件由尚未与越南形成公约适用关系的国家或地区签发，也不能仅仅因为文件已经取得或者可以申请海牙认证，就享受免除领事认证的待遇。因此，企业在审核一份文件时，不应首先只问“这个国家是否可以签发海牙认证”，而应综合考虑文件签发国、文件类型、在越南的使用目的以及该国与越南之间的公约适用关系。

这也是为什么涉及投资文件、许可证、进口材料或其他专业文件的企业，应针对不同类型的文件分别进行核查，而不宜对整个材料采用完全相同的处理流程。

文件已经取得海牙认证，但不是越南语，还需要翻译吗？

取得海牙认证并不意味着企业在越南使用文件时可以免除语言方面的要求。如果公文书并非以越南语制作，在越南使用时，仍应按照越南法律规定附上经过公证或认证的越南语译本，法律另有规定的除外。这是由海牙认证本身的功能决定的。该认证用于确认文件来源，并不能替代翻译，也不对译文内容进行确认。

因此，在实际准备材料时，企业应将两个问题分开处理：首先确认文件需要办理海牙认证还是领事认证；之后再核查具体越南行政手续对于翻译、公证或认证的要求。将这两个步骤明确区分，可以避免文件已经在国外完成认证，却仍然无法直接纳入越南申报材料的情况。

电子海牙认证和在线核验如何实施？

新规定为海牙认证的电子签发、管理和核验奠定了制度基础。根据相关规定，系统将逐步实现电子海牙认证证明的签发、电子登记簿的运行以及在认证证明中加入二维码。上述功能投入运行后，认证证明的查询和核验将能够更加便捷地通过电子方式完成。

不过，企业需要注意，电子海牙认证的实施将按照海牙认证信息系统的运行进度逐步推进，不应理解为全部电子化机制自2026年9月11日起同时自动投入运行。在海牙认证信息系统尚未正式投入运行期间，越南主管机关仍按照规定签发纸质认证证明。

电子认证证明的签发、电子登记簿的运行、二维码的应用以及全流程在线办理，将自相关系统正式投入运行之日起实施。对于外国主管机关签发并拟在越南使用的海牙认证文件，其核验方式还取决于认证签发国所提供的系统和查询机制。

取得有效海牙认证，并不意味着文件一定能用于所有手续

在实际操作中，海牙认证只是判断外国文件是否有效的其中一个环节。受理机关还可能需要审查签发海牙认证的机关是否具有相应权限、认证证明本身是否有效、文件是否属于公约适用范围，以及文件是否存在涂改、伪造或者认证证明已经被撤销、取消等情形。

完成上述审查后，文件还必须符合企业正在办理的具体手续本身的要求。例如，一份已经按照规定完成来源认证的文件，如果缺少专业手续要求的必要信息、超过相关手续规定的有效期限，或者不符合专业主管机关对于文件形式和内容的要求，仍然可能无法满足申报条件。换言之，海牙认证解决的是文件来源真实性的确认问题，并不能替代对材料是否符合具体申报要求的审查。

2026年9月11日前已经完成领事认证的文件，是否需要重新办理海牙认证？

企业已经持有在公约生效前完成领事认证的文件，并不需要因此自动重新办理全部手续。对于2026年9月11日前已经通过领事渠道完成认证的文件，可以继续在越南使用，无须重新以海牙认证形式办理相关手续。值得注意的是，由外国主管机关在2026年9月11日前签发的海牙认证证明，如符合相关规定的条件，也可以在越南被接受和使用。

这一过渡机制可以避免企业因新规定实施，而不得不重新办理此前已经完成相关手续的文件。对于在新规定生效前已经合法受理、但尚未取得办理结果的越南公文书领事认证申请，仍继续按照有关领事认证的规定处理。

企业在越南使用外国文件前应核查哪些事项？

自2026年9月11日起，对于外国文件的处理，已经不再适合简单采用“外国文件都必须办理领事认证”的思路。但是，企业同样不应走向另一个极端，认为“只要有海牙认证就足够”。

一套材料应首先从文件来源开始核查。企业需要先确认文件由哪个国家签发，以及在实际使用时，该国是否已经与越南形成公约适用关系。之后，再判断该文件是否属于公约所涵盖的公文书、由哪个机关负责签发海牙认证，以及相关认证是否已经按照规定正确签发。

文件进入越南后，企业还需要继续核查越南语译本、译文公证或认证方面的要求，尤其需要确认具体专业行政手续所规定的特殊条件。

这种分层核查方式对于需要越南企业、制造商、境外母公司或外国合作伙伴共同配合准备的材料尤其重要。如果企业一开始就错误判断某份文件究竟需要办理海牙认证还是领事认证，就可能不得不将原件重新寄往国外，从而大幅延长整个材料准备周期。

越南实施《海牙认证公约》的两个重要时间节点

2026年7月23日，越南政府颁布第293/2026号议定，对实施1961年10月5日《关于取消外国公文书认证要求的海牙公约》作出具体规定。

2026年9月11日，该议定正式生效，《海牙认证公约》同时对越南生效。自此，海牙认证机制开始适用于越南与存在公约适用关系的缔约国之间、属于公约适用范围的公文书。

这一变化对于经常需要使用外国文件的企业具有重要意义，因为许多符合条件的文件将不再需要按照过去的方式办理领事认证。但是，只有企业从一开始就准确判断哪些文件适用海牙认证、哪些文件仍需采用传统领事认证程序，才能真正通过新机制缩短文件准备时间。

结语

《海牙认证公约》为外国公文书在越南的使用提供了更加便利的机制，但企业仍需针对每套材料准确判断其适用范围和具体条件。从一开始正确准备文件，不仅可以减少后续补充手续，也能够避免影响相关法律程序的办理进度。

如果企业尚无法确定相关文件应办理海牙认证还是领事认证，本公司可以协助审核材料、提供适当的办理方案，并在文件准备过程中提供专业支持。