Xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp từ năm 2026: Những thay đổi doanh nghiệp cần biết

Xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp đang trở thành một yêu cầu quan trọng trong quá trình thực hiện thủ tục doanh nghiệp trên môi trường số. Những thay đổi mới của pháp luật không chỉ tác động đến việc thành lập doanh nghiệp mà còn ảnh hưởng đến nhiều thủ tục thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh. Việc cập nhật kịp thời sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ đúng quy định và hạn chế phát sinh vướng mắc khi thực hiện thủ tục.

Quy định mới về xác thực điện tử khi thực hiện thủ tục doanh nghiệp

Từ ngày 23/7/2026, Nghị định 296/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực và sửa đổi một số nội dung của Nghị định 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Một trong những điểm thay đổi đáng chú ý là bổ sung yêu cầu xác thực điện tử đối với một số thủ tục đăng ký doanh nghiệp có tính chất quan trọng. Theo quy định mới, việc xác thực điện tử không đơn thuần là bước xác minh danh tính mà còn là cơ sở để cơ quan đăng ký kinh doanh kiểm tra tính hợp pháp của người thực hiện thủ tục.

Đây được xem là bước hoàn thiện quá trình số hóa thủ tục hành chính, góp phần nâng cao tính minh bạch và giảm thiểu nguy cơ giả mạo hồ sơ. Bên cạnh đó, người ủy quyền và người được ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ nội dung đã kê khai cũng như tính hợp pháp của việc ủy quyền.

Những thủ tục nào sẽ áp dụng quy định mới?

Không phải mọi thủ tục đăng ký doanh nghiệp đều phải xác thực điện tử. Quy định mới chỉ áp dụng đối với những trường hợp có ảnh hưởng trực tiếp đến tư cách pháp lý hoặc quyền sở hữu doanh nghiệp. Theo đó, việc đăng ký thành lập doanh nghiệp và thay đổi người đại diện theo pháp luật thuộc nhóm thủ tục bắt buộc phải thực hiện xác thực điện tử.

Ngoài hai trường hợp phổ biến trên, quy định còn áp dụng khi doanh nghiệp thay đổi chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn; thay đổi thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn; thay đổi thông tin cổ đông sáng lập hoặc cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài của công ty cổ phần không phải là công ty niêm yết hoặc công ty đăng ký giao dịch chứng khoán; thay đổi chủ doanh nghiệp tư nhân và thay đổi thành viên hợp danh.

Việc mở rộng phạm vi áp dụng cho thấy cơ quan quản lý tập trung kiểm soát các giao dịch có thể làm thay đổi quyền quản lý hoặc cơ cấu sở hữu của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần lưu ý gì khi thực hiện xác thực điện tử?

Ngoài việc hoàn thành thủ tục xác thực theo quy định, người ủy quyền và người được ủy quyền còn phải bảo đảm toàn bộ thông tin trong hồ sơ là trung thực, chính xác và đúng quy định pháp luật. Điều này đồng nghĩa với việc mọi thông tin khai báo, giấy tờ đính kèm cũng như nội dung ủy quyền đều phải phản ánh đúng thực tế.

Nếu phát sinh sai sót hoặc có hành vi khai báo không đúng, các cá nhân liên quan vẫn phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật, kể cả khi hồ sơ được nộp thông qua hình thức điện tử. Quy định mới vì vậy không chỉ bổ sung thêm yêu cầu về kỹ thuật mà còn nâng cao trách nhiệm của các chủ thể tham gia thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp.

Xử lý như thế nào nếu chưa thể xác thực điện tử?

Trong quá trình triển khai thực tế, pháp luật cũng dự liệu một số tình huống có thể phát sinh để tránh làm gián đoạn việc đăng ký doanh nghiệp. Nếu hệ thống xác thực điện tử gặp sự cố, người ủy quyền được phép hoàn thành việc xác thực sau khi doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận rằng mình không thực hiện việc ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định để làm rõ tính hợp pháp của hồ sơ. Đối với người chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải kèm theo bản sao căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ khác có giá trị thay thế hộ chiếu còn hiệu lực theo quy định. Các quy định này được bổ sung nhằm bảo đảm thủ tục vẫn có thể tiếp tục thực hiện trong giai đoạn chuyển đổi sang hình thức xác thực điện tử.

Điểm mới so với quy định trước đây

Trước khi Nghị định 296/2026/NĐ-CP có hiệu lực, Nghị định 168/2025/NĐ-CP chủ yếu quy định về trình tự nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp trực tuyến và trách nhiệm của người ủy quyền, người được ủy quyền. Pháp luật chưa yêu cầu các bên phải thực hiện xác thực điện tử trước hoặc trong quá trình giải quyết hồ sơ.

Đồng thời cũng chưa có quy định về phương án xử lý khi hệ thống xác thực gặp sự cố hoặc khi người thực hiện chưa có tài khoản định danh điện tử. Việc bổ sung các quy định mới đã tạo hành lang pháp lý rõ ràng hơn cho quá trình số hóa thủ tục đăng ký doanh nghiệp, đồng thời tăng tính an toàn và minh bạch trong việc xác minh danh tính của người thực hiện thủ tục.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì trước khi nộp hồ sơ?

Trong bối cảnh nhiều thủ tục được thực hiện hoàn toàn trên môi trường điện tử, doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra điều kiện xác thực của người đại diện hoặc người được ủy quyền trước khi nộp hồ sơ. Việc chuẩn bị đầy đủ giấy tờ định danh, rà soát thông tin trong hồ sơ và bảo đảm tính thống nhất giữa các tài liệu sẽ giúp quá trình xử lý diễn ra thuận lợi hơn. Đồng thời, doanh nghiệp cũng nên theo dõi các quy định mới để kịp thời điều chỉnh khi thực hiện các thủ tục thành lập hoặc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Kết luận

Xác thực điện tử đăng ký doanh nghiệp là quy định mới mà doanh nghiệp cần chủ động cập nhật để thực hiện đúng thủ tục và tránh kéo dài thời gian xử lý hồ sơ. Nếu cần tư vấn về thành lập doanh nghiệp hoặc thay đổi đăng ký doanh nghiệp theo quy định mới, Green NRJ luôn sẵn sàng đồng hành và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng pháp luật.