- If you have any questions, please contact us!
- +84 965 624 065
- info@greennrj.com.vn
Hướng Dẫn Nhập Khẩu Sữa Công Thức Trẻ Em Vào Việt Nam Năm 2025
Tháng 9 24, 2025
Hướng Dẫn Thành Lập Công Ty Thương Mại Điện Tử Có Vốn Nước Ngoài tại Việt Nam
Tháng mười một 4, 2025
Nếu bạn đang có kế hoạch mở rộng kinh doanh vào Việt Nam trong năm 2025, nhưng chưa biết bắt đầu từ đâu, bài viết này sẽ cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và hướng dẫn chi tiết về quy trình thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
Với nền kinh tế đang phát triển mạnh mẽ, vị trí chiến lược trong khu vực Đông Nam Á và các chính sách thân thiện với nhà đầu tư, Việt Nam đang là một thị trường hấp dẫn không thể bỏ qua. Tuy nhiên, để bước chân vào một thị trường mới, việc lựa chọn cấu trúc pháp lý và chiến lược kinh doanh phù hợp là điều vô cùng quan trọng.
Với tư cách là công ty nước ngoài, một trong những lựa chọn tối ưu và ít rủi ro nhất là thành lập văn phòng đại diện. Đây là cách hiệu quả để doanh nghiệp nghiên cứu thị trường, xây dựng quan hệ đối tác và chuẩn bị cho các bước đầu tư sau này. Trong bài viết này, Green NRJ sẽ đồng hành cùng bạn, hướng dẫn chi tiết từng bước về cách thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, giúp bạn xây dựng nền tảng vững chắc cho tương lai.
Cơ Sở Pháp Lý Về Việc Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại Việt Nam
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Thương Mại năm 2005 và Nghị định số 07/2016/NĐ-CP. Nghị định này quy định hoạt động của các văn phòng đại diện và chi nhánh của thương nhân nước ngoài. Để thuận tiện và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Bộ Công Thương đã ban hành Văn bản hợp nhất số 12/VBHN-BCT vào ngày 21 tháng 6 năm 2024, nhằm tổng hợp và làm rõ các yêu cầu cần thiết cho các công ty nước ngoài khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện.
Tùy thuộc vào vị trí của văn phòng đại diện, cơ quan cấp phép sẽ có sự khác biệt. Nếu văn phòng đại diện đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất, hoặc khu kinh tế/công nghệ cao, bạn sẽ phải nộp đơn cho Sở Công Thương tỉnh nơi văn phòng hoạt động. Nếu văn phòng nằm trong các khu vực này, thì đơn phải được gửi đến Ban Quản lý khu công nghiệp, chế xuất hoặc khu công nghệ cao tương ứng.
Văn Phòng Đại Diện Tại Việt Nam Là Gì?
Văn phòng đại diện tại Việt Nam là một hình thức hiện diện không tham gia vào hoạt động thương mại, được thành lập bởi công ty nước ngoài nhằm thực hiện các hoạt động liên lạc, nghiên cứu và hỗ trợ phát triển thị trường. Mặc dù không tham gia vào hoạt động bán hàng hay tạo ra doanh thu, văn phòng đại diện đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty mẹ hiểu rõ hơn về thị trường Việt Nam và xây dựng các mối quan hệ chiến lược trước khi triển khai các hoạt động kinh doanh đầy đủ.
Văn phòng đại diện là cầu nối giữa công ty mẹ và thị trường địa phương, giúp thu thập thông tin, quảng bá thương hiệu, duy trì liên lạc với đối tác hoặc cơ quan chức năng và giám sát việc thực hiện các hợp đồng quốc tế. Tuy không được phép phát hành hóa đơn, bán hàng hay ký hợp đồng tạo ra lợi nhuận, nhưng việc thành lập văn phòng đại diện vẫn là một bước đi hợp pháp và chiến lược để xây dựng nền tảng lâu dài tại Việt Nam.
Các Điều Kiện Và Yêu Cầu Pháp Lý Khi Thành Lập Văn Phòng Đại Diện
Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần tuân thủ một số yêu cầu pháp lý và hành chính quan trọng:
Hoạt động hợp pháp tại quốc gia sở tại: Công ty mẹ phải có ít nhất một năm hoạt động hợp pháp tại quốc gia mình, dù một số địa phương có thể yêu cầu thời gian hoạt động dài hơn tùy theo quy định từng tỉnh.
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Công ty mẹ phải có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hợp pháp tại quốc gia của mình. Giấy chứng nhận này cần được hợp pháp hóa lãnh sự, công chứng và dịch sang tiếng Việt.
Bổ nhiệm Trưởng văn phòng: Mỗi văn phòng đại diện cần bổ nhiệm một Trưởng văn phòng, có thể là công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài. Nếu là người nước ngoài, họ cần cư trú tại Việt Nam để đảm bảo hoạt động của văn phòng được tuân thủ đúng quy định.
Không yêu cầu vốn điều lệ: Mặc dù không yêu cầu vốn điều lệ, công ty mẹ vẫn phải tự đảm bảo chi phí hoạt động của văn phòng đại diện như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên, chi phí tiện ích thông qua các chuyển khoản ngân hàng chính thức vào tài khoản của văn phòng tại Việt Nam.
Hoạt động phi thương mại: Văn phòng đại diện chỉ được phép thực hiện các hoạt động phi thương mại, bao gồm nghiên cứu thị trường, liên lạc và quảng bá thương hiệu, không được tham gia vào các hoạt động tạo ra lợi nhuận trực tiếp tại Việt Nam.
Các Bước Thành Lập Văn Phòng Đại Diện Tại Việt Nam
Việc thành lập Văn phòng Đại diện (RO) tại Việt Nam là một quy trình đơn giản nếu bạn tuân theo các bước pháp lý chính xác. Dưới đây là lộ trình điển hình mà các công ty nước ngoài nên kỳ vọng khi đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam.
| Bước | Hành động | Chi tiết |
|---|---|---|
| 1. Xác định địa chỉ văn phòng | Thuê một không gian văn phòng phù hợp | Bạn cần thuê một không gian văn phòng thương mại. Văn phòng dịch vụ hoặc văn phòng chia sẻ đều có thể được chấp nhận, miễn là nhà cung cấp dịch vụ có giấy phép hợp lệ và tuân thủ các quy định pháp lý. Địa chỉ văn phòng phải phù hợp với các quy định của địa phương về việc sử dụng không gian cho mục đích kinh doanh. Điều này bao gồm việc đảm bảo không gian văn phòng đáp ứng yêu cầu về an toàn, bảo vệ và các quy định khác của chính quyền địa phương. |
| 2. Bổ nhiệm Trưởng văn phòng | Bổ nhiệm một cá nhân (công dân Việt Nam hoặc người nước ngoài) | Người này sẽ quản lý hoạt động hàng ngày của văn phòng đại diện và đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý tại Việt Nam. Nếu là người nước ngoài, Trưởng văn phòng cần cư trú tại Việt Nam trong suốt thời gian công tác. |
| 3. Chuẩn bị hồ sơ đăng ký | Thu thập tất cả các giấy tờ cần thiết | Các giấy tờ bao gồm:
|
| 4. Nộp hồ sơ xin cấp phép | Nộp hồ sơ cho cơ quan có thẩm quyền | Hồ sơ cần được nộp tại Sở Công Thương tỉnh/thành phố nơi văn phòng đại diện sẽ hoạt động. Nếu văn phòng đặt tại khu công nghiệp, khu chế xuất, hoặc khu công nghệ cao, hồ sơ sẽ nộp tại Ban Quản lý khu vực đó. |
| 5. Nhận Giấy phép thành lập văn phòng đại diện | Cơ quan cấp phép sẽ cấp Giấy phép | Sau khi hồ sơ được phê duyệt, Sở Công Thương hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp sẽ cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, xác nhận sự hiện diện hợp pháp của công ty tại Việt Nam. |
| 6. Làm con dấu chính thức | Tạo con dấu chính thức | Văn phòng đại diện cần làm con dấu chính thức để sử dụng trong các giao dịch. Từ năm 2021, việc đăng ký mẫu con dấu với công an không còn yêu cầu. |
| 7. Đăng ký mã số thuế | Đăng ký mã số thuế tại cơ quan thuế địa phương | Dù văn phòng đại diện không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp, nhưng vẫn cần đăng ký thuế thu nhập cá nhân (PIT), bảo hiểm xã hội, và các khoản chi phí. |
| 8. Mở tài khoản ngân hàng | Mở tài khoản ngân hàng Việt Nam | Mở tài khoản ngân hàng dưới tên văn phòng đại diện để nhận chuyển khoản từ công ty mẹ cho các chi phí hoạt động như tiền thuê văn phòng, lương nhân viên và chi phí tiện ích. |
| 9. Tuân thủ quy định lao động và bảo hiểm | Tuân thủ quy định lao động và bảo hiểm | Nếu có nhân viên, công ty cần ký hợp đồng lao động, đăng ký bảo hiểm xã hội, y tế và thất nghiệp bắt buộc, cũng như nộp các báo cáo khai thuế hàng tháng. |
| 10. Báo cáo hoạt động hàng năm | Nộp báo cáo hoạt động hàng năm cho cơ quan cấp phép | Hồ sơ báo cáo hoạt động của văn phòng đại diện phải được nộp cho cơ quan cấp phép trước ngày 30 tháng 1 hàng năm. Báo cáo cần tổng hợp các hoạt động của văn phòng đại diện trong năm trước và duy trì tuân thủ nghĩa vụ thuế PIT, bảo hiểm cho nhân viên. |
Văn Phòng Đại Diện Hay Doanh Nghiệp Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài (FIE)?
Khi mở rộng vào thị trường Việt Nam, các công ty nước ngoài thường phải lựa chọn giữa hai mô hình gia nhập: Văn phòng đại diện (RO) và Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FIE). Mỗi mô hình có những ưu điểm và nhược điểm riêng.
| Tiêu Chí | Văn Phòng Đại Diện (RO) | Doanh Nghiệp Có Vốn Đầu Tư Nước Ngoài (FIE) |
|---|---|---|
| Tính Pháp Lý | Là phần mở rộng của công ty mẹ, không phải pháp nhân độc lập. | Là công ty có tư cách pháp lý độc lập tại Việt Nam. |
| Vốn Điều Lệ | Không yêu cầu vốn điều lệ. | Phải có vốn điều lệ, mức tối thiểu tùy thuộc vào loại hình hoạt động. |
| Hoạt Động | Chỉ được thực hiện các hoạt động phi thương mại như nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, xây dựng mối quan hệ. Không được phép tham gia vào các giao dịch bán hàng hay tạo ra lợi nhuận. | Có quyền thực hiện đầy đủ các hoạt động thương mại, bao gồm sản xuất, kinh doanh, cung cấp dịch vụ và tạo ra lợi nhuận. |
| Quy Trình Thành Lập | Đơn giản và nhanh chóng, ít thủ tục. | Phức tạp hơn, yêu cầu nhiều giấy tờ, thủ tục và thời gian dài hơn. |
| Thuế | Không phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT), nhưng có nghĩa vụ với thuế thu nhập cá nhân (PIT) cho nhân viên. | Phải nộp thuế thu nhập doanh nghiệp (CIT), thuế giá trị gia tăng (VAT) và các loại thuế khác. |
Kết Luận
Việc thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam là một lựa chọn thông minh và ít rủi ro cho các công ty nước ngoài khi thâm nhập vào thị trường Việt Nam. Đây là bước đi quan trọng giúp các công ty hiểu rõ thị trường, xây dựng mối quan hệ đối tác và chuẩn bị cho các khoản đầu tư lâu dài. Khi thực hiện đúng các yêu cầu pháp lý, văn phòng đại diện sẽ là nền tảng vững chắc cho sự mở rộng trong tương lai.
Nếu bạn đang chuẩn bị gia nhập thị trường Việt Nam, đừng ngần ngại liên hệ với Green NRJ để nhận hỗ trợ toàn diện từ A đến Z: từ tìm kiếm văn phòng, chuẩn bị hồ sơ, cấp phép, đăng ký thuế và tuân thủ các quy định lâu dài. Hãy bắt đầu ngay hôm nay và xây dựng tương lai thành công tại Việt Nam!
