Từ 1.7.2026, hợp đồng lao động điện tử sẽ được xác thực qua VNeID và cấp mã định danh

Từ ngày 1.7.2026, hợp đồng lao động điện tử sẽ chính thức được quản lý thông qua nền tảng tập trung do cơ quan nhà nước vận hành. Theo quy định mới của Bộ Nội vụ, mọi hợp đồng sau khi ký kết phải gửi lên hệ thống để cấp mã định danh và xác thực bằng VNeID. Quy định này tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp lưu trữ, quản lý và sử dụng dữ liệu lao động trong thời kỳ chuyển đổi số.

Quy định mới thay đổi cách quản lý hợp đồng lao động điện tử

Trong nhiều năm qua, hợp đồng lao động điện tử đã được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhằm tiết kiệm thời gian và đơn giản hóa quy trình nhân sự. Tuy nhiên, việc quản lý dữ liệu giữa các đơn vị vẫn còn phân tán, thiếu đồng bộ và chưa có cơ chế xác thực thống nhất.

Để giải quyết vấn đề này, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Thông tư có hiệu lực từ ngày 1.7.2026 và đưa ra yêu cầu bắt buộc đối với toàn bộ hợp đồng lao động điện tử được giao kết sau thời điểm này.

Theo đó, hợp đồng sau khi hoàn tất ký kết không chỉ lưu tại doanh nghiệp mà còn phải chuyển lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để kiểm tra tính hợp lệ và cấp mã định danh quản lý. Điểm quan trọng là việc cấp mã định danh nhằm phục vụ mục đích quản lý dữ liệu và không làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của hợp đồng lao động được giao kết hợp lệ theo quy định pháp luật.

Mã định danh được sử dụng nhằm phục vụ công tác quản lý dữ liệu trên hệ thống và không phải là điều kiện làm phát sinh hiệu lực của hợp đồng lao động.

Mỗi hợp đồng sẽ có một mã định danh riêng và không thay đổi

Một trong những nội dung đáng chú ý của quy định mới là việc mỗi hợp đồng lao động điện tử sẽ được gắn một mã định danh duy nhất. Mã này chỉ được cấp một lần và tồn tại xuyên suốt quá trình thực hiện hợp đồng. Dù hợp đồng phát sinh phụ lục, điều chỉnh nội dung, tạm hoãn hay chấm dứt thì mã định danh ban đầu vẫn được giữ nguyên để bảo đảm tính liên kết dữ liệu.

Cơ chế này giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi lịch sử thay đổi của từng hợp đồng, đồng thời hỗ trợ doanh nghiệp tra cứu thông tin nhanh hơn khi cần đối chiếu hoặc kiểm tra hồ sơ lao động. Ngoài mã định danh chính, hệ thống còn có các mã tra cứu liên kết với mã số thuế doanh nghiệp, mã định danh người lao động hoặc mã đơn vị hành chính nhằm phục vụ nhu cầu khai thác dữ liệu. Tuy nhiên, các mã này chỉ mang tính hỗ trợ và không có giá trị thay thế mã định danh chính thức.

Cách phân loại mã định danh theo từng nhóm hợp đồng

Thông tư 08 cũng quy định cụ thể cấu trúc mã định danh của hợp đồng lao động điện tử. Mỗi mã gồm 13 ký tự, trong đó có 1 ký tự chữ đứng đầu và 12 ký tự số phía sau. Ký tự đầu tiên được dùng để phân loại nguồn gốc của hợp đồng. Nhóm ký tự “A” áp dụng cho hợp đồng điện tử được ký kết từ ngày 1.7.2026 thông qua hệ thống đủ điều kiện theo quy định. Ký tự “B” dành cho các hợp đồng được chuyển đổi từ bản giấy sang hình thức điện tử.

Trong khi đó, ký tự “C” được sử dụng cho những hợp đồng điện tử đã giao kết trước ngày 1.7.2026. Việc phân loại này giúp dữ liệu được quản lý rõ ràng hơn, đặc biệt trong quá trình đối chiếu và thống kê trên quy mô toàn quốc.

VNeID trở thành công cụ xác thực bắt buộc khi giao kết hợp đồng

Bên cạnh việc quản lý bằng mã định danh, Thông tư mới quy định việc truy cập và xác thực trên nền tảng được thực hiện thông qua hệ thống định danh điện tử quốc gia VNeID. Đối với người lao động, tài khoản định danh cá nhân sẽ được dùng để xác thực danh tính khi tham gia ký kết hợp đồng. Với doanh nghiệp, việc đăng nhập và quản lý dữ liệu phải thực hiện bằng tài khoản định danh điện tử tổ chức.

Trường hợp chưa hoàn tất đăng ký loại tài khoản này, doanh nghiệp có thể đề nghị Bộ Nội vụ hỗ trợ cấp quyền truy cập hệ thống. Việc áp dụng VNeID được xem là bước bổ sung quan trọng nhằm hạn chế tình trạng giả mạo thông tin, tăng tính minh bạch trong xác thực chủ thể và nâng cao độ tin cậy của hợp đồng lao động điện tử.

Hệ thống sẽ tự động kiểm tra tính hợp lệ của hợp đồng

Sau khi hợp đồng được gửi lên nền tảng, hệ thống sẽ tự động rà soát các điều kiện kỹ thuật và pháp lý trước khi cấp mã định danh. Những hợp đồng đáp ứng đầy đủ yêu cầu về xác thực danh tính, chữ ký số, dấu thời gian và chứng thực thông điệp dữ liệu sẽ được hệ thống tự động kiểm tra và xử lý theo thời hạn quy định.

Nếu hồ sơ chưa đạt yêu cầu, hệ thống sẽ tự động từ chối và gửi thông báo nêu rõ nguyên nhân để các bên bổ sung hoặc điều chỉnh. Việc tự động hóa quy trình giúp giảm đáng kể thời gian xử lý thủ tục, đồng thời hạn chế các sai sót phát sinh trong quá trình kiểm tra hồ sơ thủ công như trước đây.

Dữ liệu hợp đồng phải được lưu trữ trong thời gian dài

Không chỉ dừng lại ở việc xác thực và cấp mã, Thông tư 08 còn đặt ra yêu cầu nghiêm ngặt về lưu trữ dữ liệu hợp đồng lao động điện tử. Theo quy định, toàn bộ dữ liệu phải được lưu tối thiểu 10 năm kể từ thời điểm hợp đồng chấm dứt hiệu lực. Đối với trường hợp người lao động ký nhiều hợp đồng liên tiếp với cùng doanh nghiệp, thời gian lưu trữ sẽ được tính từ ngày kết thúc của hợp đồng cuối cùng.

Ngoài ra, mọi hoạt động truy cập, chia sẻ hoặc xuất dữ liệu trên nền tảng đều phải được ghi nhận để bảo đảm khả năng kiểm tra và truy vết khi cần thiết. Quy định này cho thấy cơ quan quản lý đang siết chặt hơn các yêu cầu liên quan đến bảo mật dữ liệu, đặc biệt trong bối cảnh thông tin lao động ngày càng được số hóa trên diện rộng.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước thời điểm 1.7.2026?

Quy định mới không chỉ tác động đến bộ phận nhân sự mà còn liên quan trực tiếp đến hạ tầng quản lý dữ liệu của doanh nghiệp. Để tránh gián đoạn trong quá trình ký kết hợp đồng sau ngày 1.7.2026, doanh nghiệp cần chủ động rà soát hệ thống hợp đồng điện tử hiện có, kiểm tra khả năng tích hợp xác thực VNeID và chuẩn hóa quy trình ký số.

Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân sự phụ trách vận hành hệ thống cũng cần được thực hiện sớm nhằm hạn chế các lỗi phát sinh khi áp dụng quy định mới. Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ, việc chuẩn bị từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh hơn, đồng thời giảm rủi ro liên quan đến pháp lý và quản trị dữ liệu lao động.

Trong giai đoạn đầu triển khai, hướng dẫn kỹ thuật và quy trình kết nối hệ thống có thể tiếp tục được cơ quan quản lý cập nhật hoặc điều chỉnh. Doanh nghiệp nên thường xuyên theo dõi các hướng dẫn chính thức để bảo đảm việc triển khai phù hợp với quy định hiện hành

Kết luận

Hợp đồng lao động điện tử từ ngày 1.7.2026 sẽ được quản lý chặt chẽ hơn thông qua cơ chế xác thực VNeID và cấp mã định danh trên nền tảng tập trung. Đây là bước đi quan trọng trong quá trình số hóa lĩnh vực lao động tại Việt Nam, đồng thời đặt ra yêu cầu mới đối với doanh nghiệp trong việc quản lý dữ liệu và vận hành hệ thống nhân sự. Green NRJ khuyến nghị doanh nghiệp cập nhật sớm quy định mới để chủ động chuẩn bị hạ tầng, quy trình và phương án triển khai phù hợp trong thời gian tới.