Bảo hiểm xã hội 2026: Ai phải tham gia và rủi ro truy thu doanh nghiệp

Bảo hiểm xã hội 2026 (Luật bảo hiểm xã hội 2024) đánh dấu một thay đổi quan trọng trong cách xác định đối tượng phải tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc tại Việt Nam. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài – dù tin rằng mình đã “đóng đúng” theo hợp đồng lao động, vẫn đối mặt với rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội khi cơ quan BHXH tiến hành thanh tra.

Điểm mấu chốt không nằm ở tỷ lệ đóng hay thủ tục hành chính, mà ở cách pháp luật hiện nay đánh giá bản chất của quan hệ lao động, quản lý và thu nhập phát sinh, thay vì chỉ dựa vào hình thức hợp đồng hay tên gọi khoản chi. Bài viết này phân tích cách tiếp cận mới của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và lý do vì sao nhiều mô hình nhân sự trước đây không còn an toàn khi kiểm tra.

Bài viết này không đi vào tỷ lệ đóng hay thủ tục hành chính, mà tập trung phân tích cách cơ quan bảo hiểm xã hội xác định đối tượng phải tham gia trong thực tiễn thanh tra – kiểm tra.

Để nắm tổng quan về tỷ lệ đóng, nghĩa vụ tuân thủ và thủ tục liên quan, bạn có thể tham khảo bài viết Bảo hiểm xã hội tại Việt Nam (2026): Hướng dẫn tổng thể cho doanh nghiệp và nhà đầu tư.

Vì sao nhiều doanh nghiệp “đóng đúng” nhưng vẫn tiềm ẩn rủi ro pháp lý?

Trong nhiều năm, không ít doanh nghiệp tại Việt Nam xây dựng mô hình nhân sự theo hướng phân tách khá rõ: người lao động ký hợp đồng lao động thì tham gia bảo hiểm xã hội; người quản lý, thành viên hội đồng quản trị, giám đốc hoặc người đại diện theo pháp luật thì không hưởng lương hoặc chỉ nhận “thù lao”; chủ sở hữu hoặc chủ hộ kinh doanh đứng ngoài hệ thống bảo hiểm xã hội bắt buộc. Thu nhập thực tế thường được chia thành nhiều khoản phụ cấp, hỗ trợ nhằm tối ưu chi phí đóng bảo hiểm.

Mô hình này trước đây tồn tại được phần lớn nhờ khoảng trống pháp lý và cách tiếp cận còn thiên về hình thức. Tuy nhiên, trong khung pháp luật hiện nay, cách tiếp cận đó không còn an toàn. Cơ quan bảo hiểm xã hội khi thanh tra không còn hỏi doanh nghiệp “có hợp đồng lao động hay không”, mà đặt câu hỏi: ai thực sự đang làm việc, đang quản lý và đang nhận thu nhập từ hoạt động đó.

Bảo hiểm xã hội 2026 và cách tiếp cận “bản chất thay vì hình thức”

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 cùng các nghị định hướng dẫn đã làm rõ một nguyên tắc xuyên suốt: nghĩa vụ tham gia bảo hiểm xã hội không phụ thuộc tuyệt đối vào việc có ký hợp đồng lao động hay không, cũng không phụ thuộc vào việc khoản chi được gọi là “lương”, “thù lao” hay “hỗ trợ”. Thay vào đó, cơ quan quản lý xem xét bản chất của mối quan hệ và tính chất thường xuyên của thu nhập.

Chính sự thay đổi trong cách tiếp cận này là nguyên nhân khiến nhiều doanh nghiệp, dù không có hành vi trốn đóng, vẫn có nguy cơ bị truy thu nếu tiếp tục vận hành theo tư duy cũ.

Người quản lý doanh nghiệp: không hưởng lương chưa chắc đã “không phải đóng”

Luật Bảo hiểm xã hội 2024 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP đã thay đổi căn bản cách xác định nghĩa vụ bảo hiểm xã hội đối với người quản lý doanh nghiệp và hợp tác xã. Theo đó, việc có hay không ký hợp đồng lao động không còn là yếu tố quyết định. Trọng tâm mà pháp luật hiện nay xem xét là việc người quản lý có phát sinh thu nhập từ hoạt động quản lý hay không.

Theo pháp luật doanh nghiệp, người quản lý bao gồm chủ tịch và thành viên hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, giám đốc hoặc tổng giám đốc, người đại diện theo pháp luật và các chức danh quản lý khác theo điều lệ doanh nghiệp. Dưới góc độ bảo hiểm xã hội, nếu các cá nhân này thực tế tham gia điều hành doanh nghiệp và có thu nhập phát sinh từ hoạt động quản lý, thì vẫn có thể thuộc diện tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc, ngay cả khi không ký hợp đồng lao động.

Điểm quan trọng cần lưu ý là pháp luật bảo hiểm xã hội không chỉ căn cứ vào tên gọi khoản chi. Trong thực tiễn thanh tra, các khoản như thù lao quản lý, khoản chi trả cố định hàng tháng hoặc các khoản bổ sung ổn định, không phụ thuộc kết quả sản xuất kinh doanh, nếu gắn với vai trò quản lý và được chi trả thường xuyên, có thể bị cơ quan bảo hiểm xã hội xác định là thu nhập làm căn cứ đóng.

Vì sao mô hình “người quản lý không hưởng lương” không còn an toàn?

Trong thực tiễn thanh tra, nhiều doanh nghiệp chỉ nhận ra rủi ro khi cơ quan BHXH không tiếp cận vấn đề theo cách mà doanh nghiệp kỳ vọng. Cách hiểu cho rằng người quản lý không hưởng lương thì không phải tham gia bảo hiểm xã hội, dưới khung pháp luật hiện nay, đã bộc lộ nhiều rủi ro pháp lý. Khi thanh tra, cơ quan bảo hiểm xã hội không chỉ căn cứ vào hợp đồng lao động, mà sẽ đối chiếu tổng thể giữa điều lệ doanh nghiệp, nghị quyết hội đồng quản trị hoặc hội đồng thành viên, hồ sơ kế toán, sao kê ngân hàng và mức độ tham gia điều hành thực tế.

Nếu người quản lý thực tế điều hành doanh nghiệp và có thu nhập phát sinh từ hoạt động đó – dù khoản chi được gọi bằng bất kỳ tên gì – thì khả năng bị yêu cầu truy thu bảo hiểm xã hội là hoàn toàn có thể xảy ra.

Chủ sở hữu và chủ hộ kinh doanh: nhóm đối tượng mới cần đặc biệt lưu ý

Một điểm mới đáng chú ý của Luật Bảo hiểm xã hội 2024 là việc bổ sung chủ hộ kinh doanh có đăng ký kinh doanh vào nhóm đối tượng tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc. Quy định này được hướng dẫn cụ thể tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP và có tác động trực tiếp đến các mô hình kinh doanh cá thể, kinh doanh gia đình và doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh.

Trước đây, nhóm đối tượng này chỉ tham gia bảo hiểm xã hội theo hình thức tự nguyện. Hiện nay, việc tham gia bảo hiểm xã hội đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, không còn là lựa chọn.

Doanh nghiệp FDI và người nước ngoài: không phải “ngoại lệ” nếu có thu nhập tại Việt Nam

Đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và các cá nhân là người nước ngoài, pháp luật bảo hiểm xã hội không phân biệt quốc tịch, mà tập trung vào bản chất quan hệ làm việc và thu nhập phát sinh tại Việt Nam. Nếu cá nhân là người nước ngoài trực tiếp làm việc, điều hành hoặc quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam và có thu nhập phát sinh từ hoạt động đó, thì việc không ký hợp đồng lao động hoặc không gọi khoản chi là “lương” không còn là yếu tố quyết định nghĩa vụ bảo hiểm xã hội.

Trong thực tế tư vấn, nhiều chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật là người nước ngoài cho rằng mình không thuộc diện phải tham gia bảo hiểm xã hội vì không ký hợp đồng lao động với chính doanh nghiệp. Đây là cách hiểu cần được rà soát lại dưới góc độ pháp lý hiện hành.

Trong bối cảnh đó, việc một cá nhân vừa là chủ sở hữu vốn, vừa trực tiếp tham gia điều hành doanh nghiệp tại Việt Nam, sẽ làm phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm xã hội dù không tồn tại hợp đồng lao động theo nghĩa truyền thống.

Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội: tên gọi không quyết định nghĩa vụ

Theo quy định hiện nay, tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội không chỉ bao gồm mức lương ghi trong hợp đồng, mà còn bao gồm các khoản phụ cấp cố định và các khoản bổ sung ổn định. Điều này đồng nghĩa với việc các khoản phụ cấp chức vụ, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp thâm niên hoặc các khoản chi trả đều đặn hàng tháng, nếu mang bản chất thu nhập thường xuyên, đều có thể phải đưa vào căn cứ đóng bảo hiểm xã hội.

Pháp luật không cấm doanh nghiệp xây dựng cơ cấu thu nhập linh hoạt, nhưng yêu cầu phải đúng bản chất. Việc chỉ đổi tên khoản chi trong khi bản chất chi trả không thay đổi là nguyên nhân phổ biến dẫn đến truy thu khi thanh tra.

Hệ quả pháp lý khi xác định sai nghĩa vụ bảo hiểm xã hội

Việc xác định sai đối tượng hoặc sai tiền lương đóng bảo hiểm xã hội không chỉ dẫn đến truy thu phần còn thiếu. Doanh nghiệp còn có thể phải chịu lãi chậm đóng, xử phạt hành chính và rủi ro tranh chấp với người lao động. Trên thực tế, các vấn đề liên quan đến người quản lý, chủ sở hữu và người đại diện theo pháp luật thường là nội dung được cơ quan bảo hiểm xã hội xem xét rất kỹ trong các đợt thanh tra.

Góc nhìn tư vấn từ Green NRJ

Trong bối cảnh Luật Bảo hiểm xã hội 2024 chuyển mạnh sang cách tiếp cận dựa trên bản chất, rủi ro truy thu bảo hiểm xã hội không còn nằm ở việc doanh nghiệp có cố tình vi phạm hay không, mà ở việc mô hình nhân sự và cơ chế chi trả có còn phù hợp với logic pháp lý mới hay không.

Việc rà soát lại đối tượng tham gia, thu nhập làm căn cứ đóng và sự nhất quán giữa điều lệ, hợp đồng, kế toán và thực tế vận hành là bước cần thiết để hạn chế rủi ro khi thanh tra. Green NRJ hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá nghĩa vụ bảo hiểm xã hội theo hướng tuân thủ, dễ giải trình và bền vững. Liên hệ Green NRJ để rà soát sớm và chủ động kiểm soát rủi ro pháp lý.